|
نگاهي به فرآيند E-Management
در سازمان
فرنود حسني
تنوع و پيچيدگي فعاليتهاي مختلف علمي، اقتصادي،
آموزشي و ... در قالب سازمان هاي مختلف و گستردگي
ارتباطات درون و برون سازماني در نظام هاي مديريتي
امروزي و همچنين شاخصها و عوامل فراوان موثر در
رشد و توسعه سازمان ها موجب مي شود تا مديران
سازمان ها بيش از هر زمان ديگري نيازمند باشند به
سلاح ها و ابزارهاي اطلاعاتي و ارتباطي در عرصه
رقابت هاي تجاري مجهز شوند. چالش جهاني ايجاد شده
در عرصه مديريت که با ظهور پديده فناوري اطلاعات و
ارتباطات رنگ و جلوه اي ديگر گرفته است مهمترين و
شايد اثر گذارترين دست يافته بشر در طول چند قرن
اخيرمي باشد تا جايي که مهمترين کالاي تجاري قرن
حاضر را" اطلاعات" معرفي کرده اند.
تاثير مستقيم و غير مستقيم
ICT
در کليه ساختار ها و سطوح زندگي عادي مردم و نفوذ
و توسعه ابزارهاي اين پديده عصر جديد در پيچيده
ترين فعاليتها، موثرترين عامل در راه توسعه
تکنولوژيک و به تَبع آن اطلاعاتي بشر بوده است.
ظرفيتهاي بالقوه
ICTمديران پيشرو را مجاب مي کند تا با نگرشي عميق برابزارهاي اين پديده جهان
شمول قابليتهاي بالفعل سازمان خود را به مَنصه
ظهور بگذارند. با اين ديدگاه سعي مي شود تا با
نگاهي گسترده زمينه هاي بستر سازي
ICT
و کارکردهاي آن در تحولات درون سازماني و ارتباطات
برون سازماني مورد بررسي و تحليل قرار گيرد.
همانطور که مي دانيم فناوري ارتباطات و اطلاعات به
مجموع مکانيزمهاي تلفيق کننده و هدايت کننده اي که
زمينه هاي کاربردي شدن، به هنگام شدن و گسترش
يافتن اطلاعات و داده هاي خام را با استفاده از
ابزارهاي ريز پردازنده (تراشه هاي رايانه اي)
انجام مي دهند اطلاق مي شود. ارتباط اغلب
مديران باICT
به دو نوع سيستم محدود
مي شود:
الف)سيستم هايي که اطلاعات را ذخيره و پردازش مي
کنند.
ب) سيستمهايي که ارتباط بين افراد و مشاغل را با
سرعت و بسيار کارآمد برقرار مي کنند.
در واقع پديدهICT
دو سيستم مديريت اطلاعات و مهندسي اطلاعات را براي
مديران به ارمغان مي آورد.
مديران پيشرو هميشه به دنبال فناوري هايي هستند که
جريان کار را تسريع و تسهيل مي کند در وقع مديران
براي ايجاد ارتباطات موثر مابين سطوح طولي و عرضي
سازمان همچنين ساده کردن جريان امور براي جمع آوري
و راهبرد مناسب اطلاعات مرتبط با حوزه فعاليت
سازمان خود ناگزير از شناخت ظرفيتهاي موجود سازمان
خود و نياز سنجي ظرفيتهاي تکميلي هستند. استفاده
از قدرت اثر
ICT
در هدايت سازمان براي پيشتازي در مقابل رقبا امري
ضروري و اساسي است. فناوري هاي ارتباطي و اطلاعاتي
بسياري از عمليت مربوط به سازمان مانند سيستم ها
و جريان اتوماسيون را به انجام مي رسانند. بدون
شک بايد گفت که
ICT
موجب تقويت توانايي ها و خلاقيت هاي مديران پيشرو
مي شود. با اين نگرش يک مدير و کارمندان او وقتي
ابزارهاي ارتباطي و اطلاعاتي را به ساختار سازمان
خود تزريق شدند مي توانند به جاي سخت کارکردن
سريعترو با دقت تر از قبل کارکنند ضمن اينکه مدير
ميتواند نظارت و مديريت غير متمرکز را تجربه کند .
با توجه به اينکه هدف غايي هر رابطه کاري دست يابي
به سود تجاري مي باشد مي توان گفت که ارتباط کمي و
کيفي با مشتريان با استفاده از اين ابزارها گسترش
مي يابد و هزينه هاي جاري و حتي سرمايه اي و امکان
سنجي نيز کاهش مي يابد.
يکي از مهمترين شاخصه هاي شناخت درست
ICT
توسط مديران استفاده يا ايجاد سيستمهاي کارآمد در
ساختار سازمان مي باشد با توجه به اينکه هر يک از
ابزارهايICT
که منطبق بر سيستمهاي مديزيتي باشند مي توانند در
بهبود و يا ايجاد نقص در شيوه مديريت و ارتباط با
مخاطبان سازمان موثر باشند بنابراين به جاست که در
گزينش سيستمهاي مذکور:
الف) عملکرد سيستم براي مخاطبان سازمان روشن باشد
ب)استفاده کاربران را تسريع و تسهيل شود
ج)از انعطاف پذيري بالايي در قبال تحولات
تکنولوژيک و يا ساختاري برخوردار باشد.
با اين توضيح مي توان گفت به واقع مديري موفق
خواهد بود که فناوري هاي ارتباطي و اطلاعاتي را
منطبق بر نيازهاي سازمان خود طراحي و يا انتخاب
کند. در اين صورت در هنگام ارائه خدمات سازمان خود
به مخاطبان و مشتريان قادر خواهد بود نيازها ي
مشتريان را نيز در تدارک سيستم ها لحاظ کند. به
طور مثال استفاده از دستگاه هاي خودپرداز بانکي
اين نياز را مي طلبد که آموزش و فرهنگ سازي لازم
براي اشاعه اطلاعات در مورد استفاده از کارتهاي
اعتباري گسترش يابد. در استفاده از ابزارهاي
فناوري ارتباطات و اطلاعات به مديرا ن توصيه مي
شود در تعيين ابزارها انتخابگر باشند و با مطالعه
اي فراگير درباره همه ابزارهاي موجود اين فناوري
آندسته اي را مورد گزينش و ا ستفاده قرار دهند که
سبب ايجاد تسهيلات بيشتري در امور اجرايي مي شود.
صرفه جويي در زمان را به همراه دارد و موجب کاهش
هزينه ها و يا افزايش درآمدها مي شود. براي معرفي
نمونه اي از اين سيستمها مي توان به سيستمهاي
تجارت الکترونيک(براي خريد و فروش هاي اينترنتي) و
شبکه هاي محلي و يا سايتهاي اختصاصي
داخلي(اينترانت و
LAN
) اشاره کرد.
بنابراين براي مديريت اطلاعات درون سازماني در
ابتدا بايد حوزه هاي اصلي کار را تعيين کرد و به
نياز سنجي هر يک از اجزا سازمان پرداخت تا بهترين
تکنولوژي موجود برا ساس نيازهاي و ظرفيتها تامين
شود. شبکه ها به عنوان شاهرگهاي تجارت نوين و
ابزار اساسي استفاده اشتراکي از اطلاعات و برقراري
ارتباطات درون و برون سازماني اند. انتخاب سيستم
هاي شبکه اي نيز با توجه به تعداد کاربران و امکان
دسترسي سريع آنها به بانکهاي اطلاعاتي صورت مي
گيرد. تصميمات و کارهايي که بايستي در انتخاب وراه
اندازي شبکه هاي درون سازماني توسط مدير انجام شود
در مورد تعداد کاربراني است که بايد با شبکه مرتبط
باشند که در اين صورت سطح گسترش شبکه بر حسب تعداد
کاربران تغيير مي کند.
در بُعد نرم افزاري يک مدير بايد از برنامه هاي
نرم افزاري مختلف اطلاعات کافي داشته باشد و
بتواند برخي از آنها را در اجراي کارهاي خود مورد
استفاده قرار دهد اين قابليت مدير را در انتخاب
برنامه هاي نرم افزاري مورد نياز سازمان بسيار کمک
خواهد کرد. انتخاب سيستم عامل هايي چون خانواده
ويندوز، لينوکس، مکينتاش و ... همچنين انتخاب نرم
افزارهاي کاربردي مورد نياز براي بخش هاي
حسابداري، اداري، دبيرخانه، طراحي و ... امري است
که با دانش و تجربه توام مي تواند تاثير مثبت خود
را به جا بگذارد. نوع نرم افزارهايي که يک مدير در
فعاليت هاي سازمان خود استفاده مي کند بستگي به
ماهيت سازمان دارد اما امروزه اغلب مديران رويکرد
مثبتي به نرم افزارهاي اداري توليد شده توسط شرکت
مايکروسافت دارند در اين بين
بسته نرم افزاري
MS OFFICE
با امکانات گسترده اي چون واژه پرداز رايانه ايWORD
استفاده از صفحات گسترده براي محاسبات با
EXCEL
و استفاده از پايگاههاي ذخيره سازي اطلاعات باACCESS
مديريت پروژه هاي سازماني
با
MS POROJECTکه در اختيار کاربران خود قرار مي دهد جايگاه مناسب خود را در
امور اجرايي اکثر سازمانها پيدا کرده است نرم
افزار
IE(INTERNET
EXPELORER)
و سرويس پست الکترونيکي رايگان
HOTMAIL
از ديگر نمونه هاي قابل ذکر هستند که مديران مي
توانند از آنها در امور سازمان خود استفاده کنند.
ولي درکل آنچه اهميت دارد اين است که مديران بايد
از نرم افزارهايي که توسط سازمان هاي مختلفي مورد
استفاده قرار گرفته و امتحان شده بهره بگيرد.
پست الکترونيک به عنوان يک ابزار ارزان، سريع و
کارآمد براي ارسال پيامهاي مديريت در قالب
الکترونيکي به بخش هاي گوناگون سازمان و يا نقاط
گوناگون سراسر جهان است. با استفاده از برنامه پست
الکترونيک مي توانيد پيام هاي مورد نظر خود را
تهيه ارسال، دريافت ، ذخيره سازي و مديريت کنيد.
بهترين شيوه براي راه اندازي و اجراي پست
الکترونيک در هر سازماني استفاده از يک رايانه
مرکزي براي مديريت نامه هاي الکترونيکي داخلي و
کنترل دائمي ارتباط دائمي يا تلفني با اينترنت
است. بسياري از سازمان ها بدون توجه به مشکلات
ارتباطات الکترونيکي و بدون ارائه آموزش هاي لازم
به کارکنان اقدام به نصب و راه اندازي پست
الکترونيک مي کنند مديران سازمان ها بايد توجه
داشته باشند که در دنياي ارتباطات الکترونيکي همان
قوانيني حکمفرماست که در انتشار قراردادها و
ادعانامه هاي مکتوب حاکم است بنابراين يک اشتباه
مي تواند خسارتهاي فراواني به بار آورد.
در بُعد سخت افزاري مديريت سازمان مي تواند
مهمترين و موثرترين نقش را در توسعه توانمنديهاي
سازمان را در بستر
ICT
فراهم کند.مدير سازمان بايستي با توجه به نيازها و
بدون در نظر گرفتن تجملات بهترين و کارآمد ترين
ابزارهاي سخت افزاري مورد نياز در سازمان را مورد
گزينش قرار دهد در انتخاب ابزارهاي سخت افزاري
مدير سازمان به علاوه نيازسنجي حال حاضر بايد در
برابر هزينه اي که متحمل مي شود نياز هاي آتي را
نيز مد نظر قرار دهد يکي از بهترين راهها در
انتخاب ابزار مشاوره با کاربران سازمان مي باشد.
بسته به اينکه چه کساني در چه زماني و چه مکاني و
براي چه کاري از اين ابزارها استفاده مي کنند نوع
، کميت و کيفيت ابزارها قابل تغيير خواهد بود. به
طور معمول سخت افزارهاي کامپيوتري پس از يک سال از
گارانتي توليد کننده خارج مي شوند و از آن پس
تضمين سلامت کاردستگاه با خود مشتري خواهد بود و
به همين دليل در هنگام تجهيز سازمان به رايانه و
کلاٌ هر يک از ابزارهاي فناوري ارتباطات و اطلاعات
خريد از شرکتهاي معتبر الزامي است. در ادامه لازم
است تا مدير پس از خريد و راه اندازي هر يک از
اين ابزارها در سازمان شناسنامه سخت افزارهاي
موجود را تهيه کند تا در موقع لزوم نسبت به انجام
سرويس هاي لازم اقدام شود. يکي از روشهاي توصيه
شده در تعيين نوع سخت افزار هاي سازماني نيازسنجي
نرم افزاري سازمان و سپس تعيين، تامين و ترکيب سخت
افزار با بسته هاي نرم افزاري انتخاب شده براي هر
يم از اجزاي سازمان مي باشد.
به عنوان مثال مدير بايد تشخيص بدهد در بخش گرافيک
سازمان با توجه به نوع نرم افزارهاي موجود به چه
ترکيبي از سخت افزارها نيازمند است. مطمئناً اين
نوع نگاه در انتخاب سخت افزار در حذف هزينه هاي
زائد نقش موثري دارد نمونه هايي از سخت افزارهاي
متنوع را به عنوان مثال ذکر مي کنيم. تصميم گيري
در مورد اينکه در هريک از بخش هاي سازمان شما از
چه مانيتوري(15،17،21 اينچ) استفاده شود و يا
مانيتور معمولي باشد يا
LCD
از عوامل به ظاهر ساده ولي مهم هستند که مي توانند
ضمن افزايش راندمان کاري سازمان در کاهش و حذف
هزينه هاي غير ضروري موثر باشد.
با تمام اين تفاسير بايد گفت که بستر سازي مطلوب
براي توسعه
ICT در ساختار سازماني نيازمند شناخت کافي و نگرش مثبت مديران به
ضروروتهاي حضور اين پديده در روند فعاليتهاي
سازمان است با وجود اين شناخت يک مدير در ابتداي
پروسه بستر ساري فناوري اطلاعات و ارتباطات در
سازمان خود بايد آيين نامه ها و قوانين درون
سازماني را تهيه، آزمايش و ابلاغ نمايد اين آيين
نامه هاي اجرايي
ICT
در سازمان مي بايد با استانداردهاي تعيين شده از
جانب مراجع ذيصلاح و نيازهاي سازماني هماهنگ و
همساز باشند. با توجه به اهميت نقش
ICT
در توسعه و گسترش فرآيندهاي سازماني هر مدير پيشرو
و آينده نگر ناگزير از انجام زمينه سازي هاي لازم
و انجام مشاوره هاي علمي و فني با صاحبان دانش
ICT
است. براي باقي ماندن مديران در عرصه رقابت هاي
اقتصادي و حتي ربودن گوي سبقت از ديگران بايد
ابزارها و لوازم مختلف اطلاعاتي و ارتباطي با ديدي
روشن و گاهي کامل از نياز هاي سازمان تا مين و
راه اندازي شوند.
بازگشت به صفحه فهرست مقاله
های حوزه
IT | 
