|
مديريت اطلاعات در سازمان
نگاهي به فرآيند توليد، پردازش و توزيع اطلاعات در
سازمان
فرنود حسني
رشد روز افزون علوم مختلف و گستردگي و پيچيدگي روابط سازماني در عرصه
داخلي و خارجي مديريت امروز را ناگزير از توجه جدي
براي انتخاب شيوه برخوردي مناسب با ابزاري مهم به
نام" اطلاعات" کرده است. اطلاعات در دنياي امروز
مهمتري و کارآمدترين سلاح ها در عرصه رقابت هاي
تجاري، سياسي، فرهنگي و... هستند. در اين بين
سازمانها و شرکتهايي موفق هستند که با انتخاب و
گزينش شيوه ها و روش هايي مناسب بهترين، بيشترين و
گم هزينه ترين اطلاعات مورد نياز خود را توليد يا
جمع آوري کنند و با ابزارهايي مناسب اعم از نيروي
انساني و يا ابزارهي الکترونيکي آنها را پردازش و
قابل گزارش گيري نمايند و گزارشهاي خروجي ازطريق
اطلاعات را دراختيار واحد ها واجزا خود قراردهند
تا درانتخاب سياست ها وبرنامه ريزي درون تشکيلا تي
خود ازآن ها استفاده کنند. ضمن اين که به صورت
ناخودآگاه هماهنگي و همساني لازم بين اجزاء از نظر
سطح دسترسي به اطلاعات صورت خواهد گرفت. در مديريت
اطلاعات به سازمان به عنوان يک سيستم نگاه مي شود
مه مجوعه منظمي از عناصر به هم وابسته که براي
رسيدن به هدفي مشترک با هم در تعاملند را شکل مي
دهد. همانطور که مي دانيم هر سيستم با تعريفي که
از آن شد داراي اجزايي مي باشد که هريک از اين
اجزا در رسيدن کلي سيستم به اهداف برنامه ريزي و
تعيين شده موثر هستند.
اجزا يک سيستم اطلاعاتي عبارتند از 1) اطلاعات خام ورودي2) پردازش و
تحليل اطلاعات3)اطلاعات پردازش شده خروجي4)کنترل و
نظارت5) محيط سيستم6) محدوده سيستم
در واقع يک سيستم اطلاعاتي سيستمي است که داده هاي خام را به عنوان
درون داده مي پذيرد و پس از پردازش، برون داده
هايي به صورت اطلاعات عملياتي و گزارش هاي مديريتي
توليد مي کند. کنترل و نظارت به عنوان يکي از اجزا
سيستم اطلاعاتي در مورد عملکرد و اقعي اطلاعات
خروجي ارئه مي دهد و مقايسه بين عملکرد واقعي
سيستم با عملکرد پيش بيني شده و مورد انتظار را
انجام مي دهد.
يکي از مهمترين اصول طراحي و مديريت سيستمهاي اطلاعاتي نظم است. در يک
سيستم اطلاعاتي منظم تاکيد بسياري بر سازمان و
ساختار مي شود به گونه اي که اجزاي سيستم با
سازماندهي مناسب بتوانند بر اساس يک برنامه از پيش
تعيين شده با هم کار کنند. ساختار مورد نظر در
چارت سازماني ديده مي شود و از طريق تعايف تعيين
شده برقراري ارتباطات مناسب بين سلسله مراتب را
تسهيل و تسريع مي بخشد اين مسئله شا خصي ديگر از
يک سيستم اطلاعات را به ذهن متبادر مي کند و آن
تعامل و تبادل اطلاعات مناسب بين اجزاي يک سازمان
مي باشد. به طور مثال ارتباط ما بين بخش تبليغات
با فروش و يا مالي با پشتيباني زمينه تعامل و
تبادل مناسب را بين اجزا سيستم برقرار مي سازد.
براي اينکه بتوان براي پيکره يک سازمان يک سيستم اطلاعاتي طراحي کرد و
مديريت اين سيستم را به نحو احسن انجام داد بايد
به ماهيت سازمان نگاهي سيستماتيک داشت. در يک
تعريف کوتاه مي توان سازمان را سيستمي دانست که از
سازماندهي و ترکيب منابع مختلفي از قبيل نيروي
انساني مواد، ماشي آلات، تجهيزات، پول و... تشکيل
شده. نقش مديريت اطلاعات در اين تعريف بسيار حياتي
و تاثير گذار مي باشد و در واقع وقتي يک سازمان
قابل تلفيق بامديريت اطلاعات مي شود که از يک
ساختار سيستماتيک بهره مند شود. در اين صورت اين
امکان براي مدير فراهم مي شود تا با استفاده از
مجموع اطلاعات ورودي تصميم لازم را در مورد چگونگي
پردازش ازجنبه کمي و کيفي بگيرد و سطح توزيع اين
اطلاعات پردازش شده را تعيين کند. اهميت نقش مدريت
منابع اطلاعاتي به دليل پيشرفتهاي روز افزون
تکنولوژي هاي مربوطه که با استفاده از دانش مهندسي
اطلاعات شکل گرفته دو چندان شده است. اطلاعات
موجود در يک سازمان اعم از اطلاعات پردازش شده و
اطلاعات خام به عنوان خوني در رگهاي سازمان تلقي
مي شوند و مديريت اطلاعات با طراحي سيستم هاي
اطلاعاتي مناسب زمينه
را برا ي به
جريان انداختن اين خون در رگهاي سازمان فراهم مي
کنند.
امروزه از بررسي سيستم هاي اطلاعاتي در يک سازمان ابعاد مختلفي را
مورد توجه قرار مي دهند و در واقع اين امکان براي
مديران و جود دارد که اساس مديريت اطلاعات را بر
پايه هاي مختلفي و استوار کنند. يکي از روش ها
مديريت اطلاعات بر اساس وظايف سازماني است.
همانطور که آگاه هستيد هر سازمان يا موسسه اي بر
اساس ساختار خود داراي وظايف تعريف شده و مشخصي
مثل امورمالي، توليد، فروش، نيروي انساني و... مي
باشد. که درهمه اين وظايف نقش سيستم هاي اطلاعاتي
غير قابل انکار و چشم پوشي است. مديريت اطلاعات در
مقابل اطلاعات موجود در هنگام توزيع آن بين بخش
هاي مختلف بايد از نياز هاي هر يک ازوظايف سازماني
به اطلاعات آگاهي پيدا کنند. با اين توصيف شايد
بخش هاي مختلفي بايد از نيازهاي هر يک از و ظايف
سازماني به اطلاعات آگاهي پيدا کنند. بااين توصيف
شايد بخشي از اطلاعاتقابل استفاده مشترک نيز باشند
که خود مبحث اشتراک گذاري منابع اطلاعاتي در
سازمان را باز مي کد. که با استفاده از تکنولوژي
هاي موجود امري آسان و مفيد براي سازمان مي باشد.
اما چون هر يک از وظايف سازماني در مقابل فعاليت
ها و مسئوليتهاي خود مجزا هستند بنابراين در
سازمان هاي بزرگ براي هر يک از اين و ظايف يک
سيستم اطلاعاتي ويژه تعيين مي شود به طور مثال در
سيستم اطلاعاتي فروش داده هاي مربوط به فروش را
جمع آوري و پردازش مي کنند ونتايج را باتوجه به
سطح توزيع در اختيار نمايندگي ها، فروشگاهها و
مديران مي گذارند.
در
يک روش ديگر سيستم هاي اطلاعاتي را بر اساس ساختار
هاي مديريتي سازمان تعيين مي کنند. در هر سازمان
براي هر مديري شرح و ظايف و فعاليتي تعريف مي شود.
که مهمترين آنها برنامه ريزي کنترل و تصميم گيري
مي باشد. رده هاي مديريتي بر اساس وظايف تعيين شده
متغير خواهد بود که در يک ساختار هرمي شکل مديريت
سطح بالا، سطح مياني و سطح پايين را شامل ميشود.
بايد توجه داشت که بر حسب موقعيت هر مدير در
ساختار مديريت سازمان تعاريف برنامه ريزي، کنترل و
تصميم گيري محددود تر با گشترده تر خواهد شد. در
سطوح بالا مديران برنامه ريزي هاي استراتژيک و
بلند مدت را انجام مي دهند. در سطوح مياني برنامه
ريزيهاي تاکتيکي و ميان مدت و در سطوح پايين
برنامه ريزي کوتاه مدت و جاري انجام مي پذيرد. اما
به هر حال حلقه واسطاين سطوح براي تعيين، جمع
آوري، توليد ، پردازش و انتقال اطلاعات سيستم هاي
اطلاعاتي هستند که با تکيه بر مديريت اطلاعات
امکان پذير خواهد بود.
با
گسترش و پيشرفت فناوري هاي ارتباطات و اطلاعات
سيستم هاي اطلاعاتي متنوعي براي افزايش کارايي
مديريت اطلاعات در سطوح مختلف تدوين شده است که به
ام سيستم هاي اطلاعاتي مديريت موسو اند.
سيستم هاي اطلاعاتي مديريت داراي انواع مختلفي
هستند که مهمترين آنها عبارتند از:
1)
سيستم گزارش هاي مديريت(MIS
)
2)
سيستم اطلاعاتي پشتيبان تصميم گيري(DSS
)
3)
سيستم اطلاعاتي مديريت سطوح با لا(EIS
)
درسيستم گزارش هاي مديريت گزارش هايي به صورت
مکتوب شامل اطلاعات و آمار، نمودار، عکس ...
دراختيار مديران قرار ميگيرد نحوه آماده سازي
اطلاعات خام بايد با سرعت و دقت بالا انجام شود تا
بر اساس نياز هاي پيش بيني شده براي گزارش گيري
مدير در هر جايي با استفاده از يک کامپيوتر قادر
باشد با اطلاعات مورد نظر خود دست پيدا کند. اين
امکان با استفاده از بستر هاي ارتباطي ميسر خواهد
بود. به عنوان مثال در ساختار يک شبکه داخلي مثل
اينترانت هر مديرمي تواند با اتصال به شبکه داخلي
سازمان و با معرفي شناسه خود به سيستم به
اطلاعاتطبقه بندي شده براي او دست پيدا کند. سيستم
هاي اطلاعاتي پشتيبان تصميم گيري که ادامه يا مکمل
سيستم اطلاعاتي مديريت هستند پشتيباني اطلاعاتي
لازم را براي تهيه اطلاعات و تصمصم گيري براي
انتخاب مناسبترين شيوه برخورد با مسائل موجود در
حوزه مديريتي سازمان را فراهم مي کند با توجه با
اينکه مديران سطوح بالا بايد از جامعترين و
جديدترين اطلاعاتبراي برنامه ريزي هاي استراتژيک و
کنترل کل سازمان برخوردار باشند کليه اطلاعات،
گزارش ها، تحليل، آماري که وارد سازمان شده جمع
آوري و پردازش مي کند قرار مي دهد و
DSS
با مطالعه اين اطلاعات برآيند نتايج حاصل از سيستم
هاي مديريت اطلاعات را مورد تحليل، تحقيق و تفسير
و امکان سنجي قرار مي دهد. تلفيق اين دو فعاليت
مهم با استفاده از پايگاه داده هايداخلي و خارجي
سازمان در اختيار مديران ارشد قرار مي گيرد.
در
يک نگاه کلي تر به سيستم هاي اطلاعاتي مي توان
آنها را از منظر ساختار فيزيکي مورد بررسي قرار
داد. اجزاي فيزيکي يک سيستم اطلاعاتي به صورت عام
شامل سخت افزارها، نرم افزارها، و دستور العمل ها(
سند هاي راهبردي) و نيروي انساني مي باشند. مديريت
اطلاعات سازمان بايد نسبت به هر يک از اجزا فيزيکي
سيستم اطلاعاتي اِشراف کامل داشته باشد تا در
جريان توليد تا توزيع اطلاعات نظارت و کنترل
مناسبي داشته باشد. در اين جا اشاره اي به هر يک
از اجزا مي کنيم:
الف) سخت افزارها:
سخت افزارهايي که در جريان فرآيند مديريت اطلاعات
نياز است بايستي با مطالعات کارشناسي دقيق گزينش و
تامين شوند. ولي به طور کلي دستگاههايورودي
اطلاعات مثل رايانه به همرا اجزا مناسبي مثل صفحه
کليد مناسب و ... مي باشد. دستگاههاي خروجي
اطلاعات مي تواند انواع چاپگر هاي را شامل شود.
دستگاههاي جانبي براي ذخيره برنامه ها و داده ها
مثل حافظه هاي سخت و يا ديسک هاي قابل جابه جايي
مي باشد پردازنده مرکزي در واقع حکم مرکز اطلاعات
سازمان را خواهد داشت که توصيه مي شود بهترين و
قوي ترين اجزا را داشته باشد. وسايل ارتباط از راه
دور بر حسب نوع خروجي اطلاعات و سطح توزيع اطلاعات
از نظر جغرافيايي وسايل و بازارهاي لازم براي اين
منظور بايد تامين شوند
ب)
نرم افزار:
در
روند مديريت اطلاعات انتخاب نرم افزارهاي بر اساس
استانداردهاي از پيش تعيين شده صورت مي گيرد شما
با توجه به حجم و نوع کا سازمان سيستم عامل، بسته
هاي نرم افزاري اداري و نرم افارهاي ويژه طراحي
بانکهاي اطلاعاتي را تهيه مي کنيد تا در گزارش
گيري بر اساس چهرچوب هاي مورد نياز اهداف ميديرت
اطلاعات تامين شود.
ج)
دستورالعمل ها:
يکي
از مسائل مهم در مديريت اطلاعات تعيين سطح دسترسي
براي بالا بردن امنيت اطلاعات است با توجه به
مباحث مطرح شده پيرامون هرم سازمان اين چهارچوب ها
تعيين و تدوين مي گردند.
د)
نيروي انساني:
توجه به جايگاه نيروي انساني متخصص در روند
مديريت اطلاعات امري لازم الاجرا است. در مديريت
اطلاعات بر حسب حجم فعاليت به اپراتور، برنامه
نويس، تحليلگر اطلاعات و ... نياز خواهيد داشت.
ه)
پايگاه اطلاعات:
تمامي مراحل ذکر شده وقتي مثمرثمر خواهد بود که
اطلاعات به وسيله اي به افراد مورد نظر انتقال
پيدا کند. مديريت اطلاعات با مطالعه بر رود فعاليت
سازمان و نگرش به آينده بهترين شيوه اطلاع رساني
را بر ميگزيند. اين اطلاعات مي تواند در قالب ديسک
هاي فشرده تا شبکه هاي گسترده انتقال پيدا کند.
بازگشت به صفحه فهرست مقاله
های حوزه
IT | 
